Cum să scrieți o factură pentru munca independentă

ca freelancer, nu veți fi plătit pentru munca grea și serviciile dvs. dacă nu creați o factură de un fel pentru a vă trimite clienților. Cu toate acestea, dacă sunteți nou în lumea freelancing, poate fi dificil să vă dați seama cum să scrieți o factură pentru munca independentă.

Sunt freelancing de aproximativ doi ani acum, dar am început doar vara trecută, după ce am absolvit B.A. în design grafic și arte media de la universitate.

De -a lungul anilor, am încercat să trimit facturi în mai multe moduri diferite; prin procesoare de plăți, sisteme CRM și chiar proiectarea și crearea lor în InDesign.

Am parcurs un drum lung, având în vedere că nu știu cum să trimit o factură când am început prima dată.

Dacă vă întrebați cum să facturați pentru muncă independentă, indiferent dacă sunteți nou în această carieră sau sunteți în această lume de ceva vreme, sunteți la locul potrivit.

Scrierea unei facturi nu trebuie să fie dificilă, iar cu cât le trimiteți mai mult, cu atât devine mai ușor.

Iată ghidul meu pentru a scrie o factură pentru lucrări independente.

Cuprins
Ce ar trebui să includă o factură?
Cum se scrie o factură pentru munca independentă
Cum să trimiteți o factură
Când să trimiteți o factură
Cum clienții plătesc facturi pentru munca independentă
Concluzie

Ce ar trebui să includă o factură?

Scrierea unei facturi și perceperea pentru serviciile dvs. este importantă pentru a vă menține afacerea să funcționeze, plătiți chiria și oferirea de alte cheltuieli lunare.

Dacă încercați să vă dați seama cum să scrieți o factură pentru lucrări independente, începeți cu elementele de bază prezentate mai jos. Factura dvs. are nevoie de următoarele, dar puteți adăuga întotdeauna mai multe informații în funcție de nevoile clientului dvs.

Informații de contact

În primul rând, sunt informațiile de contact, care includ atât informațiile de contact, cât și cele ale clientului dvs.

Veți dori să vă asigurați că includeți numele de afaceri, adresa, e -mailul, numărul de telefon și site -ul web al dvs. cât și al clientului dvs. dacă îl aveți.

Cel puțin, asigurați -vă că includeți aceste informații pentru propria afacere, astfel încât clientul dvs. să vă poată contacta dacă există o problemă.

Informațiile de contact ar trebui să fie în vârful facturii undeva. Multe sisteme de creație a facturilor vor face acest lucru automat pentru dvs., așa că nu trebuie să vă faceți griji pentru asta odată ce introduceți informațiile.

Număr de factură

Dacă utilizați în mod constant același sistem de facturare exact, atunci numărul de factură se va actualiza automat pentru dvs. cu fiecare factură pe care o creați.

Dacă utilizați câteva programe diferite, veți dori să vă asigurați că nu aveți două din același număr de factură pe platforme pentru a vă întoarce și a găsi facturi, după cum este necesar.

Data facturii

O factură nu este completă fără a include data pe care ați trimis -o. Acest lucru este la fel de important pentru propriile înregistrări ca și pentru clientul tău.

Acest lucru poate fi adăugat pur și simplu în partea de sus a facturii undeva sub informațiile de contact. Asigurați -vă că data pe care o puneți este corectă; Nu -l întoarceți.

Data scadentă a facturii

În plus față de data la care trimiteți factura, ar trebui să aveți și o dată de scadență a facturii. Aceasta este data la care plata de la clientul dvs. este datorată.

Multe instrumente de creare a facturilor vor face automat data scadenței la fel ca data pe care o trimiteți factura, dar puteți schimba acest lucru, dacă este necesar.

Dacă vă întrebați cum să facturați pentru lucrări independente cu contracte mai lungi, puteți configura de fapt mai multe date scadente cu sume datorate cu unii creatori de facturi, cum ar fi Dubsado sau Honeybook.

Acest lucru permite clientului dvs. să configureze plăți automate și să fie conștienți de restul plăților care apar în următoarele luni.

Lista detaliată de servicii efectuate

Pentru ca clientul dvs. să știe corect exact ce plătesc, trebuie să vă asigurați că includeți o listă detaliată a tuturor serviciilor pe care le -ați efectuat pentru acestea. Gândiți -vă la acest lucru ca la lista unei chitanțe pe care o primiți după ce verificați un magazin.

De exemplu, dacă v -au plătit pentru un pachet de gestionare a rețelelor de socializare, scrieți numele pachetului, enumerați descrierea serviciilor efectuate dedesubt și prețul pe care îl costă.

Acesta este unul dintre cele mai importante detalii despre o factură.

Suma finală datorată

Clientul dvs. nu va ști cât se datorează dacă nu includeți un număr final! Asigurați -vă că acest număr este ușor de văzut și include toate serviciile pe care le -ați efectuat.

Cel mai bun loc pentru a pune suma finală datorată pentru toate serviciile este în partea de jos a facturii cu caractere aldine. În acest fel, clientul dvs. poate observa cu ușurință cât plătesc înainte de a privi chiar și restul facturii.

Bonus: logo (un plus distractiv)

Dacă doriți să știți cum să creați o factură pentru munca independentă într -un mod mai distractiv și mai personalizat, asigurați -vă că adăugați logo -ul în partea de sus în apropierea afacerii dvs.informație. There are quite a few different invoice creator services that will do this for you.

You can also alter the design of the invoice to make it have your brand colours and fonts. But, don’t go overboard; you can brand the invoice accordingly but still have it not be too distracting from the content of the invoice. You want this to be easy to digest for your clients.

Other possibilities to Include

While most freelancers prefer to include payment terms within their contracts, you can also consider adding this to your invoice. This isn’t required in any way but can be valuable to remind your client if there’s a late fee of any kind.

You might also want to possibly add the available methods of payment. I personally outline this in my contracts, but some freelancers prefer to add it directly to their invoice. If you’re using an invoice creator like PayPal, then this isn’t necessary to include.

Cum se scrie o factură pentru munca independentă

If you’re wondering how to invoice as a freelancer, you’re probably hoping there are tools out there that will do it for you. Well, there are!

These can be extremely time-saving and can make it a lot easier to send your invoices to your clients.

Here are a few of the best tools out there to send invoices to your clients. keep in mind that most of these do take at least a portion of your payments, unfortunately.

Dubsado

Dubsado is a go-to invoice and proposal CRM typically used by freelancers offering creative services, like branding, web design, and graphic design.

This tool allows you to set up recurring invoices for your clients so that you don’t have to set up a new one to send every month if your client is on a longer contract.

One of the terrific aspects of Dubsado is that you can add all of your normal packages directly into it.

For example, maybe you have a website design package that you offer. add it in as one of your packages, and when you create an invoice, you can choose the package from the dropdown menu, and it will be automatically added and calculated for you.

PayPal

While PayPal is a bit less fancy, I use it with a lot of my clients because everyone pretty much knows how to use it already.

The invoices aren’t as customizable, but they get the job done, and you can add all of the essentials that are outlined in the beginning part of this article.

HoneyBook

HoneyBook is my absolute go-to invoicing tool. all of my own social media management and graphic design clients are invoiced using this tool.

I can set up recurring invoices like Dubsado, and also add in all of my packages, which saves me so much time.

Clients can pay through bank transfer, credit, or debit card, so there are many payment options available. Your client has their pick, and can even set up their payments to be automatic so they don’t have to pay your late fee.

QuickBooks

If you’re wondering how to create an invoice for freelance work and you already use QuickBooks to stay on top of your financials, then you’re in luck. You can actually create invoices to send to your clients through it, just like with PayPal.

What’s so terrific about invoicing through QuickBooks is the money you make from the invoice is already in the financials software to save you some precious time.

Bonsai

Bonsai is a top-rated invoicing software among freelancers because of how easy it is to use. like with other invoicing software on this list, you can also set up recurring invoices or one-time invoices, which can help you stay more on top of your invoicing.

In addition to invoicing, Bonsai can create and send contracts for you and track your time. It has many other features that are worth looking into if you’re trying to choose an invoice service.

Val

Wave is similar to QuickBooks in that it sends invoices, but can also help you manage all facets of your financials. You can watch your expenses, pay subcontractors, and set up one-time and recurring invoices for your clients.

Unlike some of the other invoice software on this list, Wave also has the ability to customize your invoices for you down to the exact hex colour that you use in your branding. The customization options are endless.

Recolta

Last but not least is Harvest, which is an invoicing software that I recommend you look into if you work on hourly retainers instead of in packages.

Harvest is mainly used for time tracking and exporting timesheets, but you can send it as an invoice for your clients to pay you via the platform once you track your time.

Looking for more Freelance articles?

20 best Time management tools For Freelancers

How To Make money As A Freelance social media Manager

10 ways To Make money As A graphic Designer

How To Make money On Upwork: An Expert’s Review

10 High-Paying online Jobs

How To create a Freelance website (Step by step Guide)

15 best Freelance websites for Beginners

25 best apps For Freelancers (Free and Paid)

15 best tools For social media Managers

How To start Freelancing with no Experience

10 ways to eliminate Distractions While working at Home

Cum să trimiteți o factură

Now that you know how to write an invoice for freelance work, it’s time to figure out how to send an invoice.

Truthfully, if you use any of the invoice software that was outlined in the prior section of this article, all you’ll have to do is send it to your client’s email address. They can then open the email and pay the invoice promptly.

If you’d rather hand-create the invoices, which I’ve done in the past, then there are a few things to keep in mind when sending an invoice to a client.

First of all, make sure that the invoice is a PDF.

Things can go wrong if you send over the live file that you created within Microsoft Word or Adobe InDesign because then the client has the chance to go in and make changes to it without you knowing. With a PDF, the client can’t change the document.

I suggest you send it as an attachment in an email and then keep a copy elsewhere so that you can easily find it if you need to refer back to it.  

Sending an invoice that you created on your own via email also means that you should make sure you write a proper subject line.

Consider including something like: “My creative design studio name Invoice Due 1/1/21” so that your client knows exactly what it is.

You may even want to write “urgent” at the beginning of the subject line, so your client doesn’t let it sit in their inbox for a while.

Another (old school) option for sending invoices is to send them via snail mail. However, if you want to get paid on time, I suggest you send it via email if possible.

Când să trimiteți o factură

The next step in learning how to make an invoice for freelance work is to figure out when to send an invoice. You always want to be prompt and give your client enough time to pay before the invoice is due.

For the most part, you should have the payment due date already decided within your written contract so that your client knows well in advance when the payment should be made by. From there, it’s up to you to decide when to send the invoice.

You may decide to send the invoice a week before it’s due, or even two weeks before it’s due; it’s completely up to you. just make sure you give your client enough time to make the payment and don’t send it so far in advance that they forget about it.

It can be a science to figure out the perfect time!

Another thing to consider is payment plans. If you have big-ticket services like website design, which can cost around $2,500 or more, there’s a chance that your client won’t be able to afford to pay that in one single invoice.

So, you may have to set up a few $500 invoices throughout a few months so that your client can afford your services.

Traditionally, I like to send invoices around a week and a half before it’s due for most of my services, but that’s because my graphic design and social media management services require payment to be made in full before work commences.

Other services, like my writing, get sent after the service is complete, since the price is typically based on word count and can therefore vary.

However, the biggest thing I’ve learned from invoicing is to make sure you keep it consistent. That’s why using services like HoneyBook, which sets up